Referat af bestyrelsesmødet d. 2. oktober 2014

Til stede: Lars Kristensen, Allan Jessen, Bent Christensen, Harry Breuer, Ole Kier Petersen

 

Agenda

1) Nye baner financiering - Bent
2) Nyt nøglesystem – Bent
3) Boldmaskine reperation og administration - Bent
4) Dankort betaling og økonomisk status – Allan
5) Nye til bestyrelsen – Ole og Harry
6) Evaluering klubmesterskab og træning – Jonas
7) Evaluering klubfest og sociale aktiviteter – Tina
8) Indendørs aktiviteter - Lars
9) Evt.

 

1) Finansiering af nye baner (ved Bent)

Klubben har fået et tilbud på anlæg af to nye rødgrusbaner af HP Tennisanlæg A/S. Firmaet er blevet anbefalet af Fyns Tennis Union og Dansk Tennis Forbund.   

Anlæggelsen af de nye baner involverer blandt andet manuelt arbejde i form af rydning af læbælte og afgravning af ca. 25 cm. overjord. Hvis klubbens medlemmer udfører noget af det manuelle arbejde, kan den samlede anlægspris reduceres med omkring 22.000 kr. 

Vedrørende bundopbygning og toplag på banerne har Stark afgivet et godt tilbud (en form for sponsorat) for til gengæld at få et logo på hjemesiderne. Tilbuddet fra Stark vil yderligere reducere anlægsprisen med omkring 50.000 kr. Det eneste problem i den forbindelse kan være ærtestenenes kvalitet, men Bent mener at det ikke er af afgørende betydning for banernes kvalitet generelt.

Der er desuden mulighed for et rentefrit lån fra Danmarks Idrætsforbund, DIF, på 27.000 kr. med afdrag over fem år. FTU kautionerer for lånet, hvilket er en betingelse fra DIF’s side.

Summa summarum: Med Odense Kommunes tilskud på 131.250 kr., de omtalte besparelser og lånet fra DIF på 27.000 kr. er pengene hjemme til at anlæggelsen af banerne kan påbegyndes. Det forudsætter dog at klubben bliver fritaget for at betale moms af tilbuddet fra HP Tennisanlæg, hvilket er en reel mulighed ifølge Bent (tilbuddet fra HP Tennisanlæg er uden moms). Desuden vil Bent yderligere søge tilskud fra diverse fonde til projektet. Stjernens eget beløb i regnskabet er omkring 90.000 kr., som næsten er i hus (der mangler cirka 5 % af beløbet hvilket kan dækkes af fonde eller om nødvendigt ville Bent selv låne klubben det resterende beløb). Næste skridt i forløbet er at få en byggetilladelse fra Odense Kommune, som allerede har givet et forhåndstilsagn til projektet. Omkring denne bevilling fra kommunen påpeger Bent dog at denne ikke er permanent, og at det derfor er vigtigt at beslutningen om at anlægge de nye baner eller ej ikke trækkes i langdrag.

 

Diskussion: Bent nævnte at det er dyrt at komme af med den overskydende jord fra afgravningen, men at en løsning kunne være anlæggelse af jordvold omkring banerne, der samtidig vil virke som vindafskærmning.

Allan spurgte ind til hvorvidt én ny bane kunne være et alternativ hvis økonomien ikke var til to baner, men det ville være ufordelagtigt både økonomisk og med hensyn til turneringsafvikling og tiltrækning af nye spillere til klubben. De øgede udgifter som to nye baner medfører, forudsætter en øget medlemstilgang til at dække disse. Med hensyn til at finansiere klubbens forøgede udgifter med to nye baner (blandt andet øgede udgifter til grus, ifølge Lars), er det en mulighed at hæve kontingentet og evt. inføre en mindre træningsafgift på træningstilbuddene til klubbens medlemmer. Det blev diskuteret hvorvidt Marienlyst havde planer om at anlægge udendørs baner, og på den måde være en konkurrent for Stjernen på medlemsfronten, men der er ingen planer i den retning foreløbig, ifølge Lars. Han nævnte tværtimod mulighed for et samarbejde (eller evt. en fusion) med Marienlyst, blandt andet med henblik på at få flere medlemmer.

Allan påpegede at den fysiske, manuelle del af anlægsarbejdet (rydning af læbælte og afgravningen af overjord) er krævende og forudsætter mange frivillige, og at erfaringen viser at det kan være svært at samle tilstrækkeligt mange frivillige til sådanne aktiviteter. I den forbindelse nævnte Bent muligheden for at rekruttere/inddrage ledige i aktiveringsprojekter til at bidrage til at udføre arbejdet.

Efter evalueringen af fordele og ulemper ved at anlægge de nye baner, efterlyste Bent grønt lys fra bestyrelsen til at gå videre med projektet, og en enig bestyrelse sagde ”go” til dette.

 

2) Nyt nøglesystem (ved Bent)   

Inspireret af to nordsjællandske klubber som med succes bruger et nøglesystem med kode, introducerede Bent denne mulighed for Stjernen. Systemet fungerer på den måde at man via en kode kan åbne en nøgleboks hvor selve nøglen til tennisbanerne vil ligge. Koden til nøgleboksen kan udskiftes løbende efter behov. De spillere som har betalt kontingent vil så få tildelt koden til nøgleboksen. Umiddelbart er systemet meget enkelt, og samtidig er udgifterne til det meget små; Master Lock-nøgleboksen koster 314,95 kr., og en udskiftning af låsen til banerne ligger i omkring 1.000 kr.

Allan påpegede at det ville være en stor udgift at tilbagebetale deposita for de gamle nøgler. Bestyrelsen syntes at det nye nøglesystem lød som en god idé, og man vil overveje om det skal indføres fra næste sæson.

 

3) Reparation og administration af boldmaskine (ved Bent)

Bent forklarede at akslen i boldmaskinen var knækket, og at det formentlig skyldtes forkert brug af maskinen i form af overbelastning. Den rent tekniske forklaring går på at hvis indstillingerne på maskinen sættes på maks., eller tæt på maks., og boldene samtidig er fugtige, skabes der et stort pres i maskinen som resulterer i overbelastning. Bent understregede at det altafgørende er, at boldene ikke må være fugtige, når de bruges i boldmaskinen.

Klubben vil reklamere til firmaet hvor boldmaskinen er købt, og Jonas har taget/vil tage billeder af boldmaskinen som bevis.

Allan kommenterede under dette punkt at det ville være irriterende, hvis boldmaskinen ville volde disse problemer hvert år.

Det var Harry som d. 5. september informerede Lars om at boldmaskinen ikke lød godt og at han stoppet med at bruge den med det samme pga dette. Den 9. september rapporterede Anton at hjulet var hoppet helt af mens han brugte boldmaskinen. Allan kommenterede at man via bookingsystemet måtte kunne se, hvem der havde brugt boldmaskinen før Harry.  Bent har ikke overskud til at være ansvarlig for boldmaskinen og vil spørge Jonas om han vil overtage dette ansvar da Jonas også er hyppig bruger og har givet kursus i boldmaskinen.

 

4) Dankort-betaling og økonomisk status (ved Allan)

Allan forklarede at klubbens budget kører rundt, men at der dog senere på året tilgår mindre udgifter i form af eksempelvis trænerlønninger; men som sagt: klubben har penge.

Det blev påpeget at der er problemer med mange gratister på banerne, og at trænerlønninger er en stor udgiftspost på cirka 15.000 kr. årligt plus gratis kontingent til trænerne.

Allan forelagde at en mulighed kunne være at indføre ekstra betaling for træning. Et problem har hidtil været at der ofte dukker meget få op til træning, også på turneringsholdene med Steffen som træner.

Med hensyn til implementering af dankortbetaling i klubben, mente Allan at det var en nødvendighed næste sæson (det kommer til at fungere sådan at spillerne betaler deres kontingent med dankort). Generelt havde tingene dog kørt godt i år, fortalte han.

 

5) Nye til bestyrelsen – Ole og Harry    

Lars spurgte hvilke områder de nye havde lyst til at arbejde med. Mulige fokusområder kunne være skoletennis og tennis for spillere i aldersgruppen 55-plus. Dette vil også medføre øget brug af banerne i dagtimerne. Det blev besluttet at Harry arbejder med at etablere et tilbud for 55plus-gruppen, og at Ole arbejder videre med det arbejde som Jonas allerede har lagt for dagen med skoletennis og igen tage kontakt til Sct. Hans Skole og Rising Skole.

 

6) Evaluering af klubmesterskab og træning (ved Lars for Jonas)

Der har aldrig været flere tilmeldte og flere kampe til klubmesterskabet, og det hele er gledet ret gnidningsløst. Tina Rehkopff havde skaffet præmier via sponsorer hvorimod præmierne sidste år blev købt hos Ketshop, så alt i alt har klubmesterskabet været en stor succes. Lars sagde at det også var godt med afviklingen af B-finaler en anden dag end A-finalerne.

Harry nævnte at mange havde følt et vist tidspres for at få deres kampe afviklet rettidigt på grund af den sene start på klubmesterskabet, og også fordi turneringskampe skulle afvikles sideløbende med klubmesterskabskampene. Lars fortalte at det ikke kunne være anderledes.

Med hensyn til træning fortalte Lars at der fremover ikke vil være træning på helligdage da erfaringen er, at for få dukker op.

Hvis de nye baner bliver en realitet, er brugerbetaling for træning også en mulighed.

Harry fortalte at han havde talt med flere spillere og forældre som undrede sig over den tidlige afslutning på træningssæsonen. Lars forklarede at turnerings- og ungdomsholdene indledte træningen i foråret tidligere end motionsholdene, så derfor har alle hold fået lige meget træning.

I den forbindelse nævnte Lars drop-in for børn/ungdom som en mulighed for at opmuntre dem til at spille mere på egen hånd og træne mere selv ud over selve den organiserede træning.

 

7) Evaluering af klubfest og sociale aktiviteter (ved Lars for Tina)

Med 24 deltagere var antallet til klubfesten i år var også ny rekord; folk var glade og tilfredse og der var ingen klager fra naboerne.

Tina Rehkopff har planlagt en julefrokost den 29. november som kombineres med noget træning/spil i Marienlystcentret inden frokosten – der kommer et nyhedsbrev med mere information om dette arrangement når det hele ligger fast.

Årets ketcherfirkamp som Tina arrangerede i udendørssæsonen var også en kæmpe succes.

Det er uvist om de sociale arrangementer giver økonomisk overskud men de giver i hvert fald ikke underskud.

 

8) Indendørs aktiviteter (ved Lars)

Der er planlagt minitennis i Sct. Jørgenshallen og Fjordagerhallen; foreløbig er antallet af tilmeldte omkring 16-17. Ole er stadig ved at indsamle information om der er marked for et minitennis træningstilbud. 

Harry foreslog at arrangere en Play & Stay-turnering i minitennis, men ifølge Lars vil en væsentlig forhindring være  at vi får haltiderne så sent og at disse kan aflyses hvis de kan leje hallen ud til fester. Harry nævnte at et alternativ kunne være at overtage afviklingen af et aflyst stævne i en anden klub; der er ofte stævneaflysninger, havde han erfaret.

Lars sagde at en anden idé kunne være en 4-kamps-turnering (med minitennis, bordtennis, badminton og speedminton).

Lars laver et nyhedsbrev om indendørsaktiviteter (FTU-minitennis tour og lignende) når disse tilbud ligger klar.

 

9) Evt. Kåring af årets Stjerne

Bestyrelsen har kåret Ole Kier Petersen som årets Stjerne 2014. Denne hæder uddeles årligt til et medlem der har ydet en usædvanlig frivillig indsats for Stjernen Tennis. Ole prioriterer altid at spille holdkampe for Stjernen både i FTU og DTF regi. Han er altid ydmyg, sportslig og sympatisk på banen. Ole arbejder ikke blot seriøst for selv at blive en bedre tennisspiller, han har taget et trænerkursus og trænet juniorer uden at forvente at få løn for det - det er dedikeret frivillighed. Han har været visionær og sørget for indkøb af flere træningsredskaber til at få leget mere fysisk træning ind i juniortræningen og han vil stå for minitennistræningen i vintersæsonen. Desuden har Ole frivilligt organiseret et double drop-in arrangement for voksne og ønsker at yde endnu mere for klubben ved at træde ind i bestyrelsen. Vi takker Ole for hans kæmpe indsats og for at være et lysende forbillede for alle. Med hæderen følger et gratis kontingent til næste sæson samt et gavekort til Sir Club, City Club og Farve X-perten.

 

Referent: Ole Kier Petersen