Referat af bestyrelsesmødet d. 14. februar 2012

Til stede: Lars, Allan, Kent, Tommy og Tina

 

Agenda:

1) Billeder Tina og Kent

2) Kort om online booking som administrator

3) Allan fremligger oversigt over økonomi

4) Kent fremligger strategi for sponsorarbejde

5) Tina fremligger oversigt over datoer/deadlines

6) Tommy fremligger plan for klargøring og vedligehold af baner

7) Lars fremligger plan for marketing og opdateret strategisk fundament

 

1) Billeder Tina og Kent

Billederne blev taget og er blevet lagt ud på hjemmesiden under Kontakt Bestyrelsen.

 

2) Kort om online booking som administrator

Bookingen kunne alle finde ud af så fremover skal bestyrelsesmedlemmer selv booke til aktiviteter indenfor sit eget ansvarsområde og Tina skal sørge for at etiketterne til træningshold bliver opdateret. Husk at book senest 15 dage før.

 

3) Allan fremlægger oversigt over økonomi

Økonomien ser fin ud, dog sætter vi alle kontingenter op med 50 kr. Da vores 3. div. Hold kommer til at koste mange penge. Bl.a. licens á 425 kr til ca. 10 pers. Og det blev vedtaget at sætte indendørs tennis tilskuddet ned til 300 kr. pr. person. Samt Nøgle depositum op til 200 kr.

Der blev diskuteret om bestyrelsen ønsker at klubben spiller 3. division og det gør den såfremt der er tilstrækkeligt spillergrundlag. Vi afventer svar fra Thomas Andersen, som Lars har bedt om at undersøge spillergrundlaget. Deadline for beslutning om vi vil spille 3. division er internt sat til 1. marts, officielt deadline for DTF er 29. marts.

 

4) Kent fremlægger strategi for sponsorarbejde

Der skal laves faste rammer for sponsorerne som fx. et guld, sølv og bronce sponsorat.

Det er de små butikker vi skal fange først, med bare 1-500 kr. i kontanter eller som præmier, gavekort, m.m. Så vi kan trække på dem år efter år. Firma medlemskaberne tilbydes allerede men skal markedsføres mere. 

Vi skulle gerne have en god rabat på bolde fra ketshop.

Kent skal undersøge om vi kan få et girokort, gennem Ulrik fra Sparekassen Faaborg samt definere mere specifikt hvad Stjernen Tennis kan tilbyde og forvente indenfor fx. tre typer sponsorsamarbejder. Lars gav Kent nogle bøger om markedsføring og sponsorarbejde til inspiration.

 

5) Tina fremlægger oversigt over datoer/deadlines

Street Tennis Lørdag den 7. april kl. 10-12 (her uddeler vi flyers om klubinfo og voksenintroduktion).

Firkamp Turnering den 7. april kl. 13.30-18 (her vil det være muligt at prøve og bestille nyt klubtøj).

Tennis træning starter tirsdag den 24. april samt torsdag den 26. april . Vi mangler stadig svar om Mads Elholm har tid til at træne 1. holdet. Derfor er de endelige tider for de enkelte træningshold ikke klar endnu.

Sæson start og åbent hus lørdag den 14. april kl. 13.

Tennissportens dag med åbent hus er 12. maj. kl. 13.

Junior play & stay turnering for hele Fyn er 2. juni.

Turnering for voksenintroduktion (Starter Cup) kunne evt. lægges på en træningstid efter den sidste voksenintroduktions lektion. Hvis vi kører et voksenintroduktionsforløb igen i august, kan vi tilbyde en turnering i form af klubmesterskabet.

Klubmesterskabsfinaler afholdes d. 15. sep. 2012 kl. 9-17 med efterfølgende KLUBFEST kl. 18. De indledende kampe til klubmesterskabet startes 4 uger inden finalerne.

Minitennis juleafslutning afholdes den sidste dag vi har hallen inden jul i 2012.

Lars opdaterer Google kalenderen med disse samt diverse andre datoer for holdkampe og turneringer.

 

6) Tommy fremlægger plan for klargøring og vedligehold af baner

Baneklargøring med grus og tromling sker lørdag den 31. marts, her op til skal der sendes et nyhedsbrev til allei klubben om at komme og hjælpe, man vil få sandwich og drikkelse som tak for hjælpen eller en anden ”gulerod”. Tommy bestiller 3 tons grus og booker en tromle. Datoer for løbende banevedligeholdelse bliver: Onsdag 9/5, 13/6, 8/8 og 5/9 kl. 17.30-19.

 

7) Lars fremlægger plan for marketing og opdateret strategisk fundament

- Nye tiltag:

1. Nyhedsbrevet vil fremover blive lavet vha. MailChimp der tillader et professionelt design magen til vores hjemmeside. Nyhedsbreve vil fremover også kunne læses på hjemmesiden.

2. Online betaling fra 1. april på vores booking system. Booking system kan nu bruges vha. smartphone.

3. Klubtøj fra Ketshop tilbydes til alle medlemmer fra sæsonstart.

4. Øget fokus på sponsorarbejde både for at få indtægter og eksponere nuværende sponsorer.

5. Professionel medlemsundersøgelse i samarbejde med forsker på Universitetet.

- Plan for markedsføring:

1. Lav og tryk 250 A5 flyers senest d. 1/4.

2. Lav og send pressemeddelelse om standerhejsning til Skibhusavisen, Stjernen IF, og TV2 Fyn senest 1/4.

3. Sæt voksenintroduktions plakater op senest d. 10/4 i nærområdet i Skibhuskvarteret + Universitetet.

4. Street tennis på Skibhustorvet d. 7/4 kl. 10-12 (uddeling af flyers med klubinfo og voksenintroduktion).

5. Lav og send pressemeddelelse om Tennissportens dag og voksenintroduktion d. 12. maj senest 1/5.

- Kun Mål i det strategisk fundament opdateres nævneværdigt (er opdateret under Om klubben og på Facebook):

Stjernen Tennis har som mål at:

- Have så mange juniorer i 2014 at vi kan tilmelde et juniorhold til FTU's holdturnering.

- Øge den frivillige medlemsindsats og løbende rekruttering. Herunder rekruttere mindst en dygtig instruktør og et bestyrelsesmedlem ved udgangen af 2013.

- Tiltrække især kvindelige turneringsspillere så vi stadig har et turneringshold i 3. division i 2013.

- Fastholde flere medlemmer med et øget aktivitetsniveau i vintersæsonen, samt tilbyde indendørs tennis både i form at minitennis og rigtigt tennis med tilskud til medlemmerne.

- Finde mindst en ny aktivitet/oplevelse til hver sommer/vintersæson.

- Øge medlemstallet med 10 hvert år de næste to år med fokus på voksne igennem Voksenintroduktion i 2012 og med fokus på børn igennem Skoletennis i 2013.

- Få så mange sponsorindtægter at disse kan dække tilskudsordninger til indendørs tennis og deltagelse i 3. division ved udgangen af 2014.

 

Referent: Tina Rehkopff