Referat af bestyrelsesmøde d. 26. juli 2011

Til stede: Anne-Lise, Allan, Martin, Lars

Agenda:

1)      Træning

2)      Baner og investeringer

3)      Klubmesterskaber

4)      Klubfest/juniorklubfest

5)      Behov for flere frivillige og opgaver for bestyrelsen

6)      Evt. (overvejelser til at optimere overgangen til indendørssæsonen).

 

1. Træning

Er der brug for ændringer? Nej.

Slutdato for træning er d. 30. august

Gabrijela bliver hjælpetræner for Annelise i 2012 og kommer på kursus til efteråret. Lars spørger Simon Raunholst og Anton Kjeldsen om han ønsker at være træner næste år. Det sværeste bliver at finde en turneringstræner.

Martin har desværre ikke tid til at træne 2. hold i august eller træne næste sæson.

2. Baner og Investeringer

Næste sæson skal der fastsættes datoer og annonceres tidligere vedr. banepleje således at der kan komme flere frivillige (sidste gang kun Tommy & Anne-Lise).

Slåmur, bliver henlagt pga. for store omkostninger i forhold til behov.

Vi skal have købt et bordtennisbord. Anne-Lise har fundet et som ser attraktivt ud på nettet, 1900 incl. Levering.

Økonomi ser fornuftig ud med 100 medlemmer. Overskud fra arrangementer bruges fortrinsvis til tilskud til indendørs tennis.

3. Klubmesterskaber

Lars sørger for præmier fra Sparekassen Faaborg og Allan sørger for gavekort + øvrige præmier fra Ketshop når det endelige antal tilmeldte kendes.

Lars og Tommy laver kampprogrammet.

Lars sender nyhedsbrev i starten af august og desuden opfordres trænere til at minde om klubmesterskaber ved deres træning. Alle skal opfordre andre til at deltage via mund til mund.

4. Klubfest/juniorfest

Anne-Lise laver indbydelser til at dele ud på sine hold

Alle bedes gøre opmærksom på festen til alle medlemmer de møder.

Bestyrelsen har fundet en kandidat til årets Stjerne.

5. Behov for frivillige og opgaver for bestyrelsen

Der er et par forældre der har vist interesse for at hjælpe til juniorfesten. Ingen nye ”faste” frivillige.

Det er godt der ikke er så mange mails. De bliver læst men ikke altid besvaret. Lars ønsker svar på alle direkte forespørgsler. Der er en ujævn fordeling af arbejdsbyrden det er ønskværdigt at få en mere jævn fordeling så vi undgår overbebyrdning.

Vi har nogle bestyrelseskandidater der bliver spurgt i løbet af sommersæsonen. Det er vigtigt det ikke bliver i sidste øjeblik og der skal flere hænder/hoveder i bestyrelsen.

Der udarbejdes en Standard operation procedure for hver bestyrelsesfunktion med henblik på at gøre standard opgaver/deadlines mere overskuelige og lette overtagelsen af ansvarsområder ved udskiftning i bestyrelsen. Skal være færdig senest 1. september

6. Øvrigt

Lars kontakter Kristoffer fra TCO ang. Mængderabat hvis der købes flere indendørsbaner samt status på tennisbaner i Marienlyst/samarbejdsmuligheder. Vi skal have alle indendørs tilbud klar inden udendørs sæsonen slutter så vi kan fastholde medlemmer i en glidende overgang.

 

Referent: Allan Jessen